Jak zorganizować konferencję online? Przewodnik krok po kroku

Internet - nieoczekiwany sprzymierzeniec w ciężkich czasach

Nieoczekiwanie sprzymierzeńcem w tych niecodziennych czasach okazał się internet. Sieć, która do tej pory wykorzystywana była głównie do komunikacji i zdobywania informacji, zaczęła przejmować szereg elementów przypisywanych od zawsze światowi realnemu. Błyskawicznie powstały specjalistyczne platformy ułatwiające organizację interaktywnych wydarzeń, gminy i powiaty zainwestowały w rozbudowę sieci światłowodowej, a wszelkie elementy życia społecznego, zawodowego i kulturalnego przeniosły się do świata wirtualnego. Organizatorzy konferencji czy innych wydarzeń - koncertów, firmowych eventów itp. również zaczęli zastanawiać się, jak zachować przynajmniej namiastkę swojej działalności pracując online. Patrząc z perspektywy czasu - w większości doskonale im się to udało - musieli tylko dokonać pewnych zmian w swoim działaniu, a także - co okazało się najtrudniejsze - przemodelować swoje schematyczne myślenie.

Konferencja online - co zrobić, aby się udała?

Co takiego zatem uczyniły osoby zawodowo organizujące konferencje, że udało im się nie tylko przetrwać, ale w większości przypadków także rozbudować własne firmy lub wręcz podjąć (wydawać by się mogło) "szaloną" decyzję o pozostawieniu swoich działalności eventowych w sieci na zawsze? Przyglądnijmy się pokrótce tym elementom:

Odpowiednia promocja konferencji

Każdy organizator konferencji, któremu zależy na dużej ilości uczestników, musi podejść bardzo poważnie do tematu promocji wydarzenia. Taka informacja zawsze była niezbędna, w sytuacji, gdy zmuszeni jesteśmy zorganizować spotkanie online, zmienia się tylko jej forma. Nie zapominajmy, że wszelkie zaproszenia online mają dużo mniejszą moc, niż bezpośrednie słowa typu "Zapraszam cię na konferencję, będzie mowa o tym, tym i tym, na pewno cię zainteresuje, przyjdź koniecznie". Do reklamy online trzeba się zatem dużo bardziej "przyłożyć" i zdać sobie sprawę z pewnych jej ograniczeń. Z drugiej strony internet daje obecnie niezliczone narzędzia ułatwiające dotarcie do zainteresowanych odbiorców z konkretną informacją. Są to grupy na portalach społecznościowych, blogi tematyczne, a nawet specjalne witryny informujące o bieżących wydarzeniach, umożliwiające zareklamowanie konferencji zarówno w formie pisemnej, jak i mówionej - audio, bądź video. Warto zatem skorzystać z tych dobrodziejstw i nie zamykać się na nowoczesne formy promocji.

Precyzyjny plan wydarzenia

Aby konferencja internetowa mogła się w ogóle odbyć, niezbędny jest jej szczegółowy plan. Organizatorzy, którzy stanęli przed wyzwaniem stworzenia eventu online muszą zmierzyć się z następującymi pytaniami i precyzyjnie na nie odpowiedzieć:

• Jaki jest przewodni temat całej konferencji?
• Jaki pragnę osiągnąć cel tym wydarzeniem?
• Jaka grupa odbiorców będzie zainteresowana tematem, który chcę przedstawić?
• Kogo chcę zaprosić w roli prelegenta?
• Kiedy najlepiej zorganizować taką konferencję?

Odpowiedź na te pytania pozwoli obrać odpowiedni kierunek działań w dalszym tworzeniu wydarzenia.

Miejsce organizacji konferencji

Tematem, który zaczął nastręczać dużych problemów organizatorom konferencji online, stał się wybór miejsca takiego wydarzenia. O ile w organizacji zwykłego wydarzenia była to po prostu sala (najlepiej w jakimś prestiżowym hotelu), tak w sytuacji działalności internetowej najlepszym miejscem okazało się… studio - z dobrym sprzętem, nagłośnieniem, kamerami - gwarantujące możliwość realizacji wszelkich elementów wydarzenia bez zbędnych komplikacji i zakłóceń.

Wybór platformy do transmisji konferencji

Nie mniej ważnym elementem, który również zdecydował o sukcesie niektórych konferencji online, okazał się wybór odpowiedniej platformy do skutecznej realizacji wydarzenia. W wielu przypadkach standardowe narzędzia komunikacyjne nie wystarczyły, a konieczną stała się inwestycja w bardziej rozbudowane systemy, które finalnie umożliwiły większą integrację uczestników wydarzenia.

Popularne powiedzenie mówi "Ucz się od najlepszych, obserwuj ich i naśladuj, a osiągniesz to, co oni." Jeżeli zatem i tobie zależy na sukcesie w organizacji konferencji czy szkolenia online - niech powyższe analizy posłużą ci jako przewodnik do odniesienia sukcesu w tym obszarze. Powodzenia!